Man kan begrense tilgang til spesifikke roller og filtrere etter avdeling. Det er også mulig å velge mellom lese- eller skrivetilgang i grunndata. Dette gjelder både for roller og behandlingsansvarlige. Kundeadministrator har tilgang til alle skjema.

For å endre tilgang trykk på Meny – Grunndata – fanen Generelt – skjemaer. Trykk på redigeringsknappen til høyre for å gjøre endringer på et skjema. Trykk på vis avanserte tilganger for å velge de som skal ha tilgang.

Eksempel: her skal alle med rollen personal og leder ha lese og skrivetilgang på alle avdelinger utenom Carrier. Jan Persen skal bare ha lesetilgang på skjema som kommer fra avdeling “Transportør”. Han har valgt å få E-postvarsling hver gang det kommer et skjema her:

Hver avdeling du huker på gir tilgang til skjema som kommer fra ansatte som har den avdelingen tilknyttet på sitt ansattkort.

De 4 øverste feltene her er rollene som gir tilgang til skjema, personal, leder, utstyr og skjema – utvidet tilgang. Huker du på disse får alle med disse rollene tilgang til det aktuelle skjemaet. Har du en av disse rollene vil du også dukke opp nedover i listen, slik som Jan Persen.

Her har du også mulighet å søke etter en avdeling eller en rolle for å filtrere utvalget. Helt til høyre kan du trykke for å aktivere alle eller fjerne alle på en linje. Dersom en ny avdelingsleder tiltrer, sørg for å holde tilgangen oppdatert 👍

Her kan du også velge om skjemaet skal ferdigstilles ved innlevering, angi behandlingsfrist for skjema eller velge om du ønsker varsling via e-post.

Skjemaer kan automatisk ferdigstilles ved innlevering. Løsningen fungerer godt til å lagre historikk uten behov for videre behandling. Eksempelvis ved håndtering av materielle skader eller egenmelding og fravær, dersom det skal håndteres en annen plass.

Du kan også sette opp skjemaet slik at du bare må behandle det når det er avvik i skjemaet. Som kan passe til for eksempel avvik ved inn- og utsjekk.