Gir deg kontroll på avtaler, oppfølging og prisjusteringer til kunder med avtaletriggere og varsling.
Du kan styre hvem som skal ha tilgang til AdmMit kontroll ved å gi ansatte rollen “AdmMit kontroll“
For å komme til AdmMit kontroll trykker du på “Meny “og velger fanen “AdmMit Kontroll“.
For å starte med AdmMit kontroll, trenger man ulike kategorier og typer som man vil kunne filtrere på etterpå. Det er derfor lurt å ha en plan for hvordan man vil at de ulike kontraktstypene og statusene skal se ut før man kobler på alle ansatte og før man legger inn ulike avtaler.
Trykk på “Innstillinger” og deretter på “kategorigruppe“:
Her kan du legge inn og gruppere avtaler, som blir søkbare og kan filtreres etterpå. Noen eksempler kan være kundeavtaler, leverandøravtaler, leasing, IT-avtaler eller bankavtaler.
Trykk på “Ny kategorigruppe” og skriv navnet på de avtalene du ønsker å kategorisere.
Når du har opprettet noen grupper, trykker du på “Innstillinger “og velger fanen “Kategori“
Her kan du spesifisere ytterligere og legge til avtaler som passer innenfor de ulike gruppene du har opprettet. Eksempler kan være: forsikringsavtaler, innleie av personale eller kundeavtaler.
Gjør det samme for de ulike innstillingene, her er noen eksempler på innhold en kan legge inn:
Finansiell type: Leasing, leie eller eier
Kontraktstatus: Aktiv, avsluttet, nytt volum, operativ, under avvikling eller under oppstart
Kontrakttype: Hovedavtale, kundeavtale eller leverandøravtale
Leverandør: Dine leverandører med kontaktinformasjon
Markering: Jubileum, runde bursdager eller andre markeringer
Oppfølgingstype: Kundeoppfølging – Telefon, Kundeoppfølging fysisk eller ansatt oppfølging
Prisjusteringstype: Halvårig, kvartalsvis, månedlig eller årlig prisjusteringer.
Type eiendeler: Kjøretøy, verktøy, IT-utstyr eller vernetøy
Valuta: NOK, EUR, GBP eller USD
Du kan også legge til kunder, men dette gjøres fra “Meny” -> “Kunder“. Kompetanse kan også legges inn, men det gjøres via ansattkortet.
Når du har fått lagt inn all nødvendig informasjon er du klar til å opprette avtaler, velg fanen “Avtaler” i AdmMit kontroll og trykk på “Ny avtale“. Da vil du få opp et utfyllingsbilde, se informasjonsboksen for mer info om hvert punkt. Legg inn informasjon i alle felter som er merket med * (påkrevde felter).
Trykk “Lagre” til slutt for å få avtalen i oversikten. Trykk så på redigerings knappen for å få oversikt over avtalen:
Her vil du få oversikt og mulighet til å:
Få informasjon om avtalen
laste opp dokumenter (avtale)
Se hvem som har gjort hva via logg
lage prisjustering av avtalen
lage en syklus for oppfølging av avtalen
Opprette prisjusteringer og oppfølging på avtaler
Trykk på avtalen du ønsker å legge til prisjustering, velg fanen “Prisjustering “og trykk “Ny prisjustering“:
Trykk på avtalen du ønsker å legge til oppfølging, velg fanen “Oppfølging” og trykk “Ny oppfølging“:
Når man oppretter en prisjustering eller en oppfølging, kan man enten opprette en justering på en gitt dato, eller lage en regel for frekvens som styrer prisjusteringen eller oppfølgingen. Når man bruker frekvens, går det en jobb i bakkant som genererer neste varsling når den forrige er forbigått.
Dersom ansvarlig ansatt ikke er valgt, vil systemet plukke personen som er ansvarlig for avtalen. Varslingsperiode er antall dager det skal varsles før utløpsdato.
I både prisjusteringer og oppfølginger kan man trykke “Behandlet” når saken er utført. Dette vil da bli logget med navn, tidspunkt og dato. Man kan også stoppe varslingen ved å trykke på den røde “stoppe” knappen. Denne vil da forsvinne fra Dashboard.
Gap analyse / Kompetanseanalyse
I AdmMit kontroll kan man enkelt avstemme om man har den rette kompetansen målt mot stillingstyper. Dette gjøres på følgende måte:
1. Under hver enkelt stillingstype kan en definere kompetansekrav. Dette gjøres via hovedmeny i grunndata.
2. På ansattkortet under arkfanen “kompetanse” registrerer man kompetanse på den enkelte. På ansattkortet kan man også laste opp kopier av sertifikater m.m. for å synliggjøre kompetansen (ikke nødvendig for å kunne lage en Gap-analyse). Det er anbefalt at man kun legger inn myndighetspålagt kompetanse som krav i stillingstype (ikke “kjekt å ha”-kurs).
Når man har definert kompetanse mot stillingstype og kompetanse på den ansatte, vil man raskt kunne få en oversikt over om man har den nødvendige kompetansen ved å se på kolonnen «Eksisterende verdi». Det er også mulig å eksportere søk/utvalg til Excel.
Markeringer
Markeringer er laget for at organisasjonen skal kunne legge inn markeringer som er viktige, som fødselsdager, runde dager, ansiennitet i bedriften osv. Måling skjer enten mot fødselsdato eller ansattdato på ansattkortet.
1. Legg inn navnet på markeringen, for eksempel “Jubileum, ansatt i 25 år” i “Instillinger” og “Markering“
2. Velg hvilke dato man ønsker å opprette markeringen mot, enten «Ansattdato» eller «Fødselsdato».
3. Legg inn antall måneder hendelsen trigges på. For eksempel dersom man skal lage en hendelse på 25 år, så blir dette 25 * 12=300 Altså så skal det legges 300 inn i dette feltet.
4. Varslingstid legges inn i antall dager før man ønsker å bli varslet.
Dashbord:
I Dashboard vil man kunne se alle avtaleutløp, oppfølginger og markeringer, både de man selv er ansvarlig for og de som gjelder hele selskapet. Legg til følgende widgets for lik visning som nedenfor fra øverst til venstre: mine oppfølginger, alle oppfølginger, avtaleutløp, mine prisjusteringer, alle prisjusteringer og hendelser.
